YAKUP YILDIZ
Yazı İşleri  Müdürü

ALACAKAYA  BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

MADDE 1-

AMAÇ :Bu yönetmelik Alacakaya Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün, Belediye

Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye Genel Evrak İşlerinin çalışma usul ve esaslarını

belirlemek üzere hazırlanmıştır.

MADDE 2-

KAPSAM : Bu yönetmelik Alacakaya Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün

yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar.

MADDE 3-

DAYANAK : Yazı İşleri Müdürlüğü, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5393 sayılı

Belediye Kanununun 48.maddesi ve 2006/9809 sayılı Bakanlar Kurulu Kararına dayanarak

kurulmuş ve İdari İşler Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

MADDE 4-

TANIMLAR

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye : Alacakaya Belediyesini,

Başkanlık : Alacakaya Belediye Başkanlığını,

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli tüm personelleri,

Meclis : Alacakaya Belediye Meclisini,

Encümen : Alacakaya Belediye Encümenini,

Komisyon : Alacakaya Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

MADDE 5-

TEŞKİLAT VE ORGANLAR : Yazı İşleri Müdürlüğü, 1 müdür, 2 alt birim şefliği ve yeteri

kadar personelden oluşmaktadır.

MADDE 6-

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

a) Belediye meclisi ile ilgili görevleri,

b) Belediye encümeni ile ilgili görevleri,

c) Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,

d) Diğer görevleri.

a) Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

- Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye

meclisinde görüşülüp karara bağlanmak, üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları,

gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.

- Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait meclis karar özetleri ve kararların

birer adet fotokopileri ile birlikte zabıta memurları aracılığı ile 5393 sayılı Belediye

Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı

teslim edilmesini sağlamak.

- Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve

raporlarını yazmak,

- Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre meclis toplantı

tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada

saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,

- Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis

başkanlığınca tutulan puantaj cetvelini saklamak.

- Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis katiplerine

imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre belediye başkanı

tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen kararları Kaymakamlığa gönderilir.

Belediye Başkanlığına onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının bir

suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe

göndermek.

- Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak, ve meclis başkanı ile meclis

katiplerine defteri imzalatmak.

- Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu

toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve

gereği için Personel Müdürlüğüne göndermek.

b) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

- Belediyemiz birimlerinin ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye

Başkanından havaleli konuları gündem maddesi olarak encümene sunmak.

- 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye

encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili

birimlere gönderilmesini sağlamak.

- Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen

kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.

- Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı

için puantaj düzenlemek, gereği için Personel Müdürlüğüne göndermek.

c) Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri:

- Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak

ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.

- Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapmak ve

ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.

- Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye

zimmet karşılığı teslim etmek.

d) Diğer Görevleri:

- Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak.

- Tüm encümen ve meclis kararlarının arşivlenmesini sağlamak.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

a) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini

sağlamak.

b) Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının

görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

c) Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük,

yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

d) Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis

üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.

e) Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime

gönderilmesini sağlamak.

f) Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden

görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.

g) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve

bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.

MADDE 7- MECLİS VE ENCÜMEN KARARLARI BİRİMİNİN GÖREV VE

SORUMLULUKLARI:

a) Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını

karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.

b) Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler,

gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton

içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.

c) Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine

teslim eder.

d) Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini

tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.

e) Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının puantajını hazırlar ve

zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.

f) Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki

imzaların tam olmasına özen gösterir.

g) Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili

Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.

j) Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına

yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.

k) Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza

karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.

Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından

Müdürlüğe karşı sorumludur.

MADDE 8-GENEL EVRAK KAYIT ŞEFLİĞİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

a) Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak

havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.

b) Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin

çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.

c) Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.

d) Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili

başkan yardımcısı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.

e) Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve

kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.

f) Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede

PTT’ye gönderilmesini sağlar.

g) Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız

yapılmasını takip eder.

h) Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.

MADDE 9- YÖNETİCİLERİN GENEL VE ORTAK GÖREV YETKİ VE

SORUMLULUKLARI

A- Her kademede yönetici durumunda bulunan kişileri “Yönetici” olmak

nedeniyle yüklendiği bütün yöneticiler için ortak ve genel bazı görev yetki ve

sorumlulukları vardır.Yönetim kademelerinin düşey olarak sıralanmasında bu

görev yetki ve sorumlulukların özleri değişmez sadece en üst yönetim

kademesinden başlayıp en alt yönetim kademesine doğru kapsam ve sınırları

daralır. Yöneticilere ilişkin bu genel ve ortak görev yetki ve sorumluluklar

ileride her birim için belirtilen özel görevlerin zamanında ve amaca uygun bir

biçimde yapılmalarının ön şartları niteliğindedir. Bu nedenle her yönetici hangi

yönetim kademesinde bulunursa bulunsun bu görevleri yerine getirmek

durumundadır.

Yönetmeliğin bu bölümü, Müdürlüğün kuruluş bütünü içinde yer alan

kademelerin hepsinde ortak olan bu görevlerin her birim kademelerinin ayrı

ayrı tekrar edilmemesi için düzenlenmiştir.

Her yöneticinin temel görev, yetki ve sorumlulukları içerisinde şunlar vardır.

1- Planlama-Programlama:

a) Amaca ulaşmak için birbirini izleyen belli adımlar biçiminde

çalışma planları ve programlarını hazırlamak, hazırlatmaktır.

b) Yetkisi içinde olan plan ve programları onaylamak, yetkisi içinde

olmayanları bir üst kademedeki yöneticilere onaylatmaktır.

c) Bu çalışmalar sırasında yasaların, çalışma ilke ve koşulların sınırları

içinde kalmayı gözetlemek.

2- Düzenleme:

a) İşle ilgili hizmet boşluklarının veya girişimlerinin olup olmadığını

araştırmak, bunları giderici tedbirler almak.

b) İşin yapılması için gerekli mali kaynak, personel, malzemenin

zamanında sağlanmasını görüp, gözetlemek.

c) İş ile ilgili çalışma adımlarını gözden geçirip saptamak ve bunlara

uyulmasını sağlamak.

3- Koordinasyon:

a) İşin yapılması sırasında hangi birimler ile doğrudan doğruya veya

dolaylı ilişkiler kurulması gerektiğini ve bu ilişkilerin kapsamını

ortaya çıkartmak.

b) Bu ilişkileri sağlayıcı düzeni kurmak ve kurulan düzeni ilgili

personele duyurmak.

4- Uygulamalı yönetim:

a) Görevi zamanında ve amaca uygun olarak sonuçlandırmak.

b) Asıl görevli; ilgili yazışma, görüş alma, olur çıkartma gibi yan

görevleri de yapmak, yaptırmak.

5- İzleme, denetleme, değerlendirme:

a) Uygulamanın görevin yapılışının belli aşamalarında sonuçları

öğrenmek üzere bir değerlendirme düzeni kurmak.

b) Değerlendirme sırasında ortaya çıkan sorunları çözmek, veya

çözüm önerisiyle üst kademeye sunmak.

6- Bilgi verme:

Görevin yapılışında ve sonuçlanmasından bir üst kademedeki yöneticiye

veya diğer ilgili ve yetkililere devamlı olarak bilgi vermek.

7- Yönetimle ilgili diğer görev, yetki ve sorumluluklar :

Atama, yükseltme, yer değiştirme, mükâfatlandırma ve cevaplandırma

İşlemlerine ilişkin ön yazışmaları yapmak, ya da bu konularda karar almak,

sicil vermek, iş dağıtımını düzenlemek, yöneticisi olduğu birimi gereken

yerlerde temsil etmek, birimin yıllık bütçe program önerilerini hazırlamak.

B- Yukarıdaki görevleri yerine getirirken ayrıca her yönetici aşağıdaki yönetim

ilkelerini de göz önünde bulundurmalıdır.

1- İnisiyatif: Yönetici, kendi biriminin görevine sahip çıkmalı, görevi yerine

getirmek için yaratıcı olmalı, önce davranmalı, işi başlatıp sonuçlandırma

yeteneği bulunmalıdır. Yönetici görevin yapılışının her aşamasında

Yasaların, Çalışma ilkesi ve koşullarının çizdiği sınıra kadar ilerlemekten

çekinmemelidir.

2- Seçme ve Karar verme: Yönetici, görevin her safhasında karar verme,

kendisine ulaştırılan değişik çözümler arasında bir seçim yapma, son olarak

da bu karar ve seçim yetkilerinin (her konu için) hangilerini bizzat kullanıp,

hangilerine üst yönetim kademesine aktarması gerektiğine sahip olmalıdır.

3- Kolaylaştırma: Yönetici, görevle ilgili bütün işlemleri kolaylaştırmak için

devamlı olarak çare ve tedbirler aramalıdır.

4- Değiştirme: Yönetici, program uygulamalarında ortaya çıkabilecek

değişikliklere uyabilme niteliği taşımalıdır.

5-Eldeki Kaynaklardan iyi yararlanma : Yönetici, personel, araç-gereç v.b.

kaynaklardan mevcut olanların hepsinden tam olarak yararlanmayı amaç

bilmeli, ancak bundan sonra yeni kaynak isteğinde bulunmalıdır.

6- Geliştirme :Yönetici kendi biriminin kuruluşunu, personelini, görevini

yerine getirmeyle ilgili ilke koşul ve işlemlerini sürekli olarak geliştirme

yollarını aramalı, modern yönetim ilkelerindeki gelişmeleri izlemelidir.

7- Devamlılık :Yönetici, bütün çalışmaları başından sonuna kadar kesintisiz

olarak planlamalı ve düzenlemelidir.

8- Liderlik :Yönetici, tutum ve davranışları ile elemanlarının saygı, itaat ve

güvenlerini sağlamalıdır.

9- Moral :Yönetici, elemanlarının sorumluluk duygusunu geliştirmeli,

kendilerine olan güven duygularını beslemelidir.

10- Takdir ve Ceza :Yönetici,yürürlükteki ilke ve koşullara göre gereğinde

takdir etmek; gereğinde ceza vermek yetkisini çekinmeden

kullanabilmelidir. Belli dönemlerde sicil formlarını doldurmakta bu yetkiye

girer.

11- Disiplin :Yönetici, amaca düzenli bir yoldan ulaşmayı sağlayacak temel

ilke ve koşullara kesinlikle uyulmasını sağlamalıdır.

12- Ortam :Yönetici görevin yapılması için gerekli ortam, araç ve gereçleri,

büro koşullarını da sağlamalıdır.

MADDE 10- Memurlar müdürün ve alt birim şefinin kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve

noksansız zamanında yapmakla sorumludur.

MADDE 11-

GÖREVİN PLANLANMASI: Müdürlük içi çalışmalar, müdür tarafından düzenlenen plan

çerçevesinde yürütülür.

MADDE 12-

GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ : Müdürlük personeli verilen görevi yasa ve yönetmeliklere

göre gerekli özeni gösterip, süratle yapmak zorundadır.

MADDE 13-

ORTAK HÜKÜMLER :

Yazı İşleri Müdürlüğü’nde çalışan tüm personel :

a) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri

gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgilerden başkasına açıklamada bulunamaz.

b) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.

c) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve

saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele

devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

d) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi,

personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir. Olumsuz

bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu hususta gerekli önlemleri

alır.

MADDE 14-

YÜRÜRLÜK: Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip, Kaymakam onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

MADDE 15-

YÜRÜTME: Bu Yönetmelik hükümlerini Alacakaya Belediye Başkanlığı.

Ekleme Tarihi:04.09.2014 19:39:27   ||    830 Kez Okundu.